Säljutbildning - Inköp / Logistik

Mer om Säljutbildning i Inköp och logistik

Inköp

Inköp handlar om företags sätt att agera mot leverantörerna. Hur inköp fungerar i ett företag är inte bara beroende av vad som köps utan också av en mängd andra faktorer och sammanbundet med en rad aktiviter i företaget. Vanligt förekommande inköp är utrustning, komponenter, råvaror, förnödenheter och tjänster. Inköp av råmaterial, bearbetade material och komponenter är nära förbundet med produktion och materialhantering. Inköpsarbetet är med andra ord starkt relaterat till företagets totala funktionssätt och hur olika andra funktioner arbetar. Dessa tre funktioner är: företagets teknologiska uppbyggnad, företagets organisatoriska uppbyggnad och personalens kunskaper och attityder i inköpsfrågor. Alla dessa faktorer gäller det köpande företagets interna funktionssätt. Men en av inköps mest väsentliga uppgifter är att koppla samman det egna företaget med vissa leverantörer.

Inköpsverksamhet

Inköpsverksamhet är i de flesta företag i förändring, denna förändring avser dels synen på inköps betydelse, dels sättet att köpa och vilka konsekvenser detta får för relationerna till leverantörerna. Den ökade betydelsen är en följd av den tilltagande specialisering som kännetecknar de industriella systemen. Företagen har successivt specialiserat sig på en allt mer begränsad del av den totala förädlingskedjan. Särskilt markant är det faktum om man betraktar företaget på nivån produktionsställe. Till följd av detta kan ett enskilt företag bli allt duktigare inom ett smalare område. Eftersom den slutliga marknadens efterfrågan inte spjälkats upp på ett motsvarande sätt krävs att det företag som begränsat sin egen verksamhet använder sig av fristående specialister för att kunna erbjuda kunden totallösning. Externa leverantörer har på detta sätt kommit att få allt större betydelse för producerande företag. I många fall svarar köpta varor och tjänster för mer än hälften av ett företag omsättning.

Inköpsfunktionens roll

Enligt Axelsson & Håkansson kan tre strategiska roller inom inköp definieras: rationaliseringsrollen, utvecklingsrollen och strukturrollen.

Inköp rationaliseringsrollen

Inköps rationaliseringsrollen innefattar alla de löpande aktivitet som genomförs för att successivt minska olika typer av kostnader. De kan vara att förbättra och förbilliga olika flöden eller att finna nya typer av lösningar på tekniska eller andra problem. Man kan identifiera tre typer av rationaliseringsaktiviteter. En första typ har att göra med att finna ut vad som skall köpas. Dels gäller det avvägningen mellan att köpa och att tillverka själv, dels utformningen av de produkter och komponenter som skall köpas. Genom samverkan med interna funktioner såsom konstruktion, utveckling och produktion och med god kunskap om vad olika leverantörer kan erbjuda, har inköp möjlighet att bidra till effektivitetshöjningar. En metod som ofta omnämns men som mer sällan praktiseras annat än i specialfall är värdeanalys. Denna metod är ett försök till att systematisera en genomgång av värdet av olika funktioner hos en viss produkt eller lösning och att finna alternativa sätt att fylla motsvarande funktioner.

En andra typ av rationaliseringar har att göra med olika flöden. Exempelvis var materialflödet i fokus på 80-talet. Kapitalrationalisering och reduktion av olika lager kom successivt också att omfatta verksamheter utanför den egna fabriksporten. De stora effektivitetsvinster som uppnåddes när det gällde att reproducera interna mellanlager fick i sammansättningsindustrin en multiplikatoreffekt när även leverantörer och deras leverantörer inkluderas i ett totalflödestänkande. Vid utveckling av produktionssystem baserade på just-in-time filosofin utgör inköp en nyckelfunktion. Under 90-talet har rationaliseringarna i högre grad inriktats mot produktionssidan. Outsourcing har blivit ett nyckelbegrepp. Återigen handlar det om en rationalisering som sträcker sig över flera led. I detta fall har inköp kanske inte kommit att spela en lika betydelsefull roll som i effektiviseringen av materialflödet. Rationaliseringarna kan också gälla administrativa och finansiella flöden. I synnerhet de förstnämnda kan vara av en sådan omfattning att besparningspotentialen är betydande.

En tredje typ av rationaliseringar är kopplade till att finna andra leverantörer med lägre kostnader som härigenom kan hålla ett lägre pris. Denna typ av kostnadsjakt är självfallet fortfarande av stor betydelse även om den kanske inte är lika dominerande nu som den var tidigare.

Inköp som utvecklingsrollen

För ett företag som jobbar med mycket inköp utgör dess leverantörer en betydande potentiell utvecklingsresurs. I många fall utnyttjas denna enbart passivt dvs. det köpande företaget väntar på att leverantörerna ska utveckla nya lösningar som det sedan väljer att köpa eller inte köpa. Inköpsfunktionen kan gnom ett aktivt arbete bli en viktigare katalysator för att förbättra utnyttjandet av denna resurs. Detta är innebörden av inköps utvecklingsroll. Det finns goda själ för ett köpande företag att engagera sig i leverantörers utvecklingsarbete och att därtill försöka få leverantörer att engagera sig i det egna företagets utvecklingsarbete. En första fördel är en bättre koordinering än om var och en går fram helt efter egna linjer. De produkter som utvecklas kommer redan att vara förankrade hos användaren. En annan fördel har att göra med den ökade utvecklingskraft som kan uppnås till följd av interaktion mellan olika resurser. En tredje fördel ligger i tidsbesparingen.

Inköps strukturrollen

Med inköpsfunktionens strukturroll avses att ett större företags sätt att köpa påverkar strukturen på leverantörsmarknaden. Ett företag kan välja att koncentrera sina inköp till en leverantör vars konkurrenskraft till följd av detta stärks gentemot övriga leverantörer. Alternativt kan det köpande företaget välja som strategi att fördela sitt inköp på olika leverantörer och på så sätt aktivt bidra till att upprätthålla ett antal alternativa försörjningsmodeller. På ett analogt sätt kan geografisk lokalisering vara en viktig bedömningsgrund. Företaget kan vilja ha viktiga leverantörer nära för att skapa speciella samarbets -och utvecklingsmöjligheter. Alternativt kan företaget vilja ha leverantörer som finns belägna i viktiga teknikcentra. Härigenom får företaget en kanal till den utveckling som sker centralt. Det köpande företagets agerande, vare sig det är medvetet eller inte kommer att påverka inköpsmarknadens struktur i termer av antal lokalisering av de leverantörsalternativ som man på sikt kommer att ha. Därför är det betydelsefullt att analysera vilka långsiktiga konsekvenser som kan uppstå till följd av det egna inköpsbetenden. Lika väsentligt är det för det köpande företaget att successivt försöka identifiera vilka tendenser i övrigt som kan iakttas vad gäller strukturutveckling på viktiga leverantörsmarknader.